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档案室管理制度参考

返回列表 来源:未知 浏览: 发布日期:2022-07-31 18:27【
档案室管理制度
档案室管理制度包涵:档案人员岗位责任制文件材料收集归档制度档案移交制度档案保管制度档案查阅借阅利用制度档案统计制度档案保密制度档案库房管理制度、档案鉴定与销毁、档案工作责任追究制度、档案整理制度、档案数字化制度等。
档案人员岗位责任制
  一、认真贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》、《安徽省档案条例》和有关档案管理办法等法律法规和档案业务标准、规范以及本单位有关档案管理制度。
  二、负责本单位各职能部门形成的各种门类、各种载体的档案及有关资料的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作,并监督、指导二级机构的档案工作。
  三、忠于职守,努力提高业务水平,做好档案服务工作,为各项工作提供优质服务。
  四、做好本单位档案保密、查借阅登记和库房“九防”工作,确保档案的完整与安全。
文件材料收集归档制度
  一、收集归档范围
  本机关在各项工作中形成的具有保存价值的,或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等,下同)都属收集归档范围,应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。
   二、归档份数
  文书档案一式两份,其中正文和签发稿各一份作存档用,一份作文件汇编用。
  三、归档时间和方法
  (一)凡经过打字室打印的文件,打印好后由打字员收集,交文书档案员归档。
  (二)凡各部门发出的文件,由各部门办公室的有关人员收集,交由综合档案室归档。
  (三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束,一个问题已解决,一件案件已处理等),由各部门办公室的有关人员,将进行该项工作形成的全部文件材料,系统整理后送交综合档案室归档。
  (四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料,在该项活动结束时交由文书档案员归档。
  (五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册,应于翌年一月底前交文书档案归档。
  (六)每年的三月底前进行一次全面、彻底的归档,各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。
  四、归档要求
  (一)应归档的文件、材料应由各办公室资料员收集全齐。
  (二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
  (三)归档文件材料注意:检查应盖公章是否盖了,文件没有标题应加上标题,内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。
   (四)归档的文件材料应是原稿原件,不得用复制件。
(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理,把同一具体问题的文件材料集中在一起,按文件的先后形成排列好。
 
档案移交制度
  一、本单位形成的文件材料办理完毕后,由办公室集中收集,按时归档。
  二、本单位各科室的文件材料,由各科室分别收集、整理、立卷,并于次年三月底前将案卷及目录一并移交综合档案室归档;
  三、移交档案时,编制档案移交清册一式二份,交接双方须在移交清册上签名分别保存,并当场清点核对所移交档案。
  四、档案人员工作调动时,应及时办理交接手续。
档 案 保 管 制 度
  一、本机关的全部档案实行集中统一管理,任何人不得据为己有。
  二、加强档案室的管理,做好防盗、防火、防高温、防光、防潮、防尘、防鼠、防虫、防污染等工作,并配备必要的保护设施设备。
  三、定期对室藏档案保管状况进行全面检查,并做好记录,发现问题及时向分管领导汇报,采取有效措施,保护档案的安全。
 
档案查阅借阅利用制度
  一、本着方便工作、满足利用的原则,档案资料一般不予借出,须在档案调阅室内查阅。
  二、因工作需要须借阅档案,原则上只能在档案调阅室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管领导签批,方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。
  三、外单位来查找利用档案者,一律凭单位介绍信,经分管领导签字同意,有关部门派人陪同,方可查阅。
  四、借阅者不准在档案材料上涂画,不准涂改撕毁,不准将档案材料带回家或放在不安全的地方,更不准将档案保密内容外泄。
  五、查阅档案时,禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。
  六、借阅者归还档案时,应填写利用效果信息反馈,认真履行交接签字手续,如发现有撕毁、涂改和损坏现象,按照档案法规的有关条款追究责任。
 
档案统计制度
  一、对档案的收进、移交、整理、鉴定、保管数量和状况要登记,对档案的构成、档案的利用、档案机构和人员等基本情况要进行准确、及时、科学的统计。
  二、统计工作要实事求是,如实反映情况,做到数字准确无误,不得虚报、瞒报、拒报和伪造。
  三、统计数字要及时,要执行《中华人民共和国统计法》,用科学的标准和方法对统计资料进行整理和分析研究,使之标准化、系统化。
  四、按照上级统一规定和要求,积极收集有关资料,搞好专门调查,认真准确填报工作中的各种统计表。
 
档 案 保 密 制 度
  一.档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规,遵守保密纪律,明确保密职责,维护档案的安全和完整。
  二、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密,必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料,要妥善保管,绝密档案要单独保管。
  三、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。
四、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件,应履行审批手续,并限于保密室或档案室内阅览,不得抄录和带出,不得向别人透露秘密文件的内容。
  五、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事,如确因工作需要,须经保密部门审查批准,同时指定专人保管。
  六、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。
  七、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作,发现问题,及时报告。
  八、不准隐瞒泄密事件,对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告,并视其情节依法追究责任。
 
档案鉴定销毁制度
  一、档案鉴定必须在本单位档案鉴定领导小组组织下进行。档案鉴定领导小组由分管领导、办公室主任和档案人员组成。主要任务是确定和调整档案密级,鉴定档案价值。
  二、档案鉴定由有关人员对档案内容进行具体地分析和详细审查,逐卷、逐份评定价值,并写出鉴定报告。
  三、档案销毁,对需要销毁的档案由档案人员编造销毁清册,经鉴定小组审查签署意见后,报领导审批后方可销毁。
  四、严格办理档案销毁手续,具体销毁档案时要有二人现场监督,并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人须在销毁清册上签名以示负责。
  五、对批准销毁的档案必须化为纸桨或焚毁,不得出卖或作它用。
 
档案库房管理制度
  一、档案库房是保管档案的重要场所,档案人员须做好库房管理工作,保护档案安全。库房必须具备防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防虫、防光、防鼠、防污染等安全措施。
  二、每年清库核查案卷一次,做到帐物相符,档案人员变动时要做好移交清点工作。
  三、非档案人员不得进入档案库房,随时注意库房门窗安全,人走上锁。
四、档案库房必须专门保存档案、资料,其它物品一律不得入库存放。
  五、经常测试库内温湿度,并做好温湿度记录,使库房内的温湿度符合规定要求。
  六、库房须保持清洁卫生,档案柜排列要整齐有序,档案存放要科学和便于查找。
 
档案工作责任追究制度
  为强化档案工作的控制措施和管理手段,有效地保护和利用档案,确保档案工作的整体质量,根据国家有关档案工作的法律、法规,制定本制度。
  一、未依法建立档案机构或者配备档案人员,依据有关法律、法规,追究单位主要负责人的责任,并接受同级或上级档案行政管理部门的处罚。
  二、未依法对各种门类、各种载体档案实行集中统一管理,依据有关法律、法规,追究分管档案工作领导人的责任,并接受同级或上级档案行政管理部门的处罚。
  三、将公务活动中的应当归档的文件资料,据为已用或拒绝向档案部门移交的,追究主管人员的直接责任,并限期改正,对限期内不改正者,给予行政 处分,视情况给予经济处罚。
  四、所保存的档案存在安全隐患,知情而不采取有效保护措施的,追究主管负责人和直接责任人的责任,并责令迅速采取有效挽救措施;造成档案损毁的,视情节给予行政处分和经济处罚。
  五、玩忽职守造成档案丢失、失密,追究相关人员的责任,给予行政处分,并依据档案的价值,责令赔偿损失。
  六、擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的,追究直接负责的主管人员或其他直接责任人的责任,给予行政处分。
  七、涂改、伪造档案的,追究直接责任人和相关人员的行政责任或经济责任。
  八、擅自出卖或转让档案的,给予警告、罚款,并没收非法所得。
  九、不按规定办理档案登记,或不向档案行政管理部门报送档案统计报表,追究主管负责人和直接责任人的责任,责令限期改正。
 
档案整理制度
  一、 机关档案室开展档案整理工作时须在整理室进行,不得将档案材料带出室外。其整理质量由档案接收人负责.
  二、对移送整理的档案要做好登记,做好标识,存放有序,妥善保管,防止错装或漏装。对清理出的重复件等不需归档的各类材料,需报经单位档案鉴定工作领导小组同意后,予以销毁。
  三、整理过程中,档案材料一般不能借出,若有特殊原因需要借出,需经分管领导同意,并在借出登记表上记录、签字。
  四、认真学习档案管理业务知识,熟练掌握计算机及档案管理软件操作技术。
  五、整理档案做到分卷正确,卷内材料排列有序,编号清楚,案卷题名正确,卷内目录无误,装订整齐美观,装具整洁、符合标准。
  六、逐年度按照规范标准整理单位各种门类档案,做到无积压、无拖延。
  七、保持整理室内清洁、整齐、干燥。室内禁止吸烟,柜内不得存放杂物,保证档案材料安全。
  八、爱护室内装备设备,下班要关好电器和门窗,发现安全隐患要及时处理或报告。
 
档案数字化加工制度
  一、机关档案室应按照《全国档案信息化实施纲要》要求,逐年度开展档案数字化录入工作,做到无积压、无拖延。
  二、用于档案数字化加工的计算机不得链接互联网,不得使用u盘、移动硬盘等非涉密移动存储设备,保证档案数据的保密和安全。
  三、数字化加工的场所应安装视频监控设备,对数字化加工的全过程进行视频录像,非工作人员不得进入数字化加工室。
  四、应加强对档案出库的管理,做好出库档案的交接手续,认真填写出库登记单,登记单应有全宗号、案卷号、年度、页数等重要信息。
  五、对已装订的案卷进行拆散时,应注意保护档案纸张的完整性,同时区分好平板扫描和高速扫描的纸张。
  六、数字化加工人员应做好分工,各负其责,认真做好工作日志,如有人员发生变动,应做好交接手续。
  七、原则上应首先对档案原件开展目录数字化加工,其次再开展全文数字化加工,最后将扫描的图像一一挂接到各个档案条目下。
  八、对已扫描的档案文件图像应开展质量检查和图像处理工作,模糊不清的图像应重新扫描,图像倾斜的应采取纠偏处理,图像有污点的应去污处理。
  九、对已完成数字化加工的档案条目和图像,应进行质量控制和抽检,抽检率不低于5%。
  十、对已完成数字化加工的档案原件应及时装订,以防原件纸张破损、丢失。对已破损的案卷封皮、案卷盒要及时予以更换。
  十一、数字化加工完毕的档案原件应第一时间归还入库保管,并做好归还登记手续。
  十二、已形成的数字化加工档案数据,应及时开展备份工作,原则上应刻录成三份一次写光盘,一份查询利用,一份交档案室保存,一份备查。档案室管理制度
档案室管理制度包涵:档案人员岗位责任制文件材料收集归档制度档案移交制度档案保管制度档案查阅借阅利用制度档案统计制度档案保密制度档案库房管理制度、档案鉴定与销毁、档案工作责任追究制度、档案整理制度、档案数字化制度等。
档案人员岗位责任制
  一、认真贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》、《安徽省档案条例》和有关档案管理办法等法律法规和档案业务标准、规范以及本单位有关档案管理制度。
  二、负责本单位各职能部门形成的各种门类、各种载体的档案及有关资料的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作,并监督、指导二级机构的档案工作。
  三、忠于职守,努力提高业务水平,做好档案服务工作,为各项工作提供优质服务。
  四、做好本单位档案保密、查借阅登记和库房“九防”工作,确保档案的完整与安全。
文件材料收集归档制度
  一、收集归档范围
  本机关在各项工作中形成的具有保存价值的,或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等,下同)都属收集归档范围,应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。
   二、归档份数
  文书档案一式两份,其中正文和签发稿各一份作存档用,一份作文件汇编用。
  三、归档时间和方法
  (一)凡经过打字室打印的文件,打印好后由打字员收集,交文书档案员归档。
  (二)凡各部门发出的文件,由各部门办公室的有关人员收集,交由综合档案室归档。
  (三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束,一个问题已解决,一件案件已处理等),由各部门办公室的有关人员,将进行该项工作形成的全部文件材料,系统整理后送交综合档案室归档。
  (四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料,在该项活动结束时交由文书档案员归档。
  (五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册,应于翌年一月底前交文书档案归档。
  (六)每年的三月底前进行一次全面、彻底的归档,各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。
  四、归档要求
  (一)应归档的文件、材料应由各办公室资料员收集全齐。
  (二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
  (三)归档文件材料注意:检查应盖公章是否盖了,文件没有标题应加上标题,内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。
   (四)归档的文件材料应是原稿原件,不得用复制件。
(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理,把同一具体问题的文件材料集中在一起,按文件的先后形成排列好。
 
档案移交制度
  一、本单位形成的文件材料办理完毕后,由办公室集中收集,按时归档。
  二、本单位各科室的文件材料,由各科室分别收集、整理、立卷,并于次年三月底前将案卷及目录一并移交综合档案室归档;
  三、移交档案时,编制档案移交清册一式二份,交接双方须在移交清册上签名分别保存,并当场清点核对所移交档案。
  四、档案人员工作调动时,应及时办理交接手续。
档 案 保 管 制 度
  一、本机关的全部档案实行集中统一管理,任何人不得据为己有。
  二、加强档案室的管理,做好防盗、防火、防高温、防光、防潮、防尘、防鼠、防虫、防污染等工作,并配备必要的保护设施设备。
  三、定期对室藏档案保管状况进行全面检查,并做好记录,发现问题及时向分管领导汇报,采取有效措施,保护档案的安全。
 
档案查阅借阅利用制度
  一、本着方便工作、满足利用的原则,档案资料一般不予借出,须在档案调阅室内查阅。
  二、因工作需要须借阅档案,原则上只能在档案调阅室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管领导签批,方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。
  三、外单位来查找利用档案者,一律凭单位介绍信,经分管领导签字同意,有关部门派人陪同,方可查阅。
  四、借阅者不准在档案材料上涂画,不准涂改撕毁,不准将档案材料带回家或放在不安全的地方,更不准将档案保密内容外泄。
  五、查阅档案时,禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。
  六、借阅者归还档案时,应填写利用效果信息反馈,认真履行交接签字手续,如发现有撕毁、涂改和损坏现象,按照档案法规的有关条款追究责任。
 
档案统计制度
  一、对档案的收进、移交、整理、鉴定、保管数量和状况要登记,对档案的构成、档案的利用、档案机构和人员等基本情况要进行准确、及时、科学的统计。
  二、统计工作要实事求是,如实反映情况,做到数字准确无误,不得虚报、瞒报、拒报和伪造。
  三、统计数字要及时,要执行《中华人民共和国统计法》,用科学的标准和方法对统计资料进行整理和分析研究,使之标准化、系统化。
  四、按照上级统一规定和要求,积极收集有关资料,搞好专门调查,认真准确填报工作中的各种统计表。
 
档 案 保 密 制 度
  一.档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规,遵守保密纪律,明确保密职责,维护档案的安全和完整。
  二、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密,必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料,要妥善保管,绝密档案要单独保管。
  三、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。
四、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件,应履行审批手续,并限于保密室或档案室内阅览,不得抄录和带出,不得向别人透露秘密文件的内容。
  五、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事,如确因工作需要,须经保密部门审查批准,同时指定专人保管。
  六、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。
  七、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作,发现问题,及时报告。
  八、不准隐瞒泄密事件,对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告,并视其情节依法追究责任。
 
档案鉴定销毁制度
  一、档案鉴定必须在本单位档案鉴定领导小组组织下进行。档案鉴定领导小组由分管领导、办公室主任和档案人员组成。主要任务是确定和调整档案密级,鉴定档案价值。
  二、档案鉴定由有关人员对档案内容进行具体地分析和详细审查,逐卷、逐份评定价值,并写出鉴定报告。
  三、档案销毁,对需要销毁的档案由档案人员编造销毁清册,经鉴定小组审查签署意见后,报领导审批后方可销毁。
  四、严格办理档案销毁手续,具体销毁档案时要有二人现场监督,并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期,监销人须在销毁清册上签名以示负责。
  五、对批准销毁的档案必须化为纸桨或焚毁,不得出卖或作它用。
 
档案库房管理制度
  一、档案库房是保管档案的重要场所,档案人员须做好库房管理工作,保护档案安全。库房必须具备防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防虫、防光、防鼠、防污染等安全措施。
  二、每年清库核查案卷一次,做到帐物相符,档案人员变动时要做好移交清点工作。
  三、非档案人员不得进入档案库房,随时注意库房门窗安全,人走上锁。
四、档案库房必须专门保存档案、资料,其它物品一律不得入库存放。
  五、经常测试库内温湿度,并做好温湿度记录,使库房内的温湿度符合规定要求。
  六、库房须保持清洁卫生,档案柜排列要整齐有序,档案存放要科学和便于查找。
 
档案工作责任追究制度
  为强化档案工作的控制措施和管理手段,有效地保护和利用档案,确保档案工作的整体质量,根据国家有关档案工作的法律、法规,制定本制度。
  一、未依法建立档案机构或者配备档案人员,依据有关法律、法规,追究单位主要负责人的责任,并接受同级或上级档案行政管理部门的处罚。
  二、未依法对各种门类、各种载体档案实行集中统一管理,依据有关法律、法规,追究分管档案工作领导人的责任,并接受同级或上级档案行政管理部门的处罚。
  三、将公务活动中的应当归档的文件资料,据为已用或拒绝向档案部门移交的,追究主管人员的直接责任,并限期改正,对限期内不改正者,给予行政 处分,视情况给予经济处罚。
  四、所保存的档案存在安全隐患,知情而不采取有效保护措施的,追究主管负责人和直接责任人的责任,并责令迅速采取有效挽救措施;造成档案损毁的,视情节给予行政处分和经济处罚。
  五、玩忽职守造成档案丢失、失密,追究相关人员的责任,给予行政处分,并依据档案的价值,责令赔偿损失。
  六、擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有档案的,追究直接负责的主管人员或其他直接责任人的责任,给予行政处分。
  七、涂改、伪造档案的,追究直接责任人和相关人员的行政责任或经济责任。
  八、擅自出卖或转让档案的,给予警告、罚款,并没收非法所得。
  九、不按规定办理档案登记,或不向档案行政管理部门报送档案统计报表,追究主管负责人和直接责任人的责任,责令限期改正。
 
档案整理制度
  一、 机关档案室开展档案整理工作时须在整理室进行,不得将档案材料带出室外。其整理质量由档案接收人负责.
  二、对移送整理的档案要做好登记,做好标识,存放有序,妥善保管,防止错装或漏装。对清理出的重复件等不需归档的各类材料,需报经单位档案鉴定工作领导小组同意后,予以销毁。
  三、整理过程中,档案材料一般不能借出,若有特殊原因需要借出,需经分管领导同意,并在借出登记表上记录、签字。
  四、认真学习档案管理业务知识,熟练掌握计算机及档案管理软件操作技术。
  五、整理档案做到分卷正确,卷内材料排列有序,编号清楚,案卷题名正确,卷内目录无误,装订整齐美观,装具整洁、符合标准。
  六、逐年度按照规范标准整理单位各种门类档案,做到无积压、无拖延。
  七、保持整理室内清洁、整齐、干燥。室内禁止吸烟,柜内不得存放杂物,保证档案材料安全。
  八、爱护室内装备设备,下班要关好电器和门窗,发现安全隐患要及时处理或报告。
 
档案数字化加工制度
  一、机关档案室应按照《全国档案信息化实施纲要》要求,逐年度开展档案数字化录入工作,做到无积压、无拖延。
  二、用于档案数字化加工的计算机不得链接互联网,不得使用u盘、移动硬盘等非涉密移动存储设备,保证档案数据的保密和安全。
  三、数字化加工的场所应安装视频监控设备,对数字化加工的全过程进行视频录像,非工作人员不得进入数字化加工室。
  四、应加强对档案出库的管理,做好出库档案的交接手续,认真填写出库登记单,登记单应有全宗号、案卷号、年度、页数等重要信息。
  五、对已装订的案卷进行拆散时,应注意保护档案纸张的完整性,同时区分好平板扫描和高速扫描的纸张。
  六、数字化加工人员应做好分工,各负其责,认真做好工作日志,如有人员发生变动,应做好交接手续。
  七、原则上应首先对档案原件开展目录数字化加工,其次再开展全文数字化加工,最后将扫描的图像一一挂接到各个档案条目下。
  八、对已扫描的档案文件图像应开展质量检查和图像处理工作,模糊不清的图像应重新扫描,图像倾斜的应采取纠偏处理,图像有污点的应去污处理。
  九、对已完成数字化加工的档案条目和图像,应进行质量控制和抽检,抽检率不低于5%。
  十、对已完成数字化加工的档案原件应及时装订,以防原件纸张破损、丢失。对已破损的案卷封皮、案卷盒要及时予以更换。
  十一、数字化加工完毕的档案原件应第一时间归还入库保管,并做好归还登记手续。
  十二、已形成的数字化加工档案数据,应及时开展备份工作,原则上应刻录成三份一次写光盘,一份查询利用,一份交档案室保存,一份备查。
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